Le role du chef d'ilot

Precisions de la section consulaire de Tokyo

• Role du Chef d'ilot
  Les chefs d'ilots sont les interfaces entre l'Ambassade de France au Japon et la communaute francaise.
  Avant la crise, pour transmettre des consignes, rencontrer les nouveaux arrives et les inviter a se presenter aux services consulaires pour s'immatriculer ou simplement se faire connaitre, faire part au poste de toute situation pouvant mettre en cause la securite de la communaute francaise.
  Pendant la crise ou catastrophe, si la situation le permet et sans qu'ils se mettent en danger, our informer la cellule de crise de l'Ambassade des evenements dont ils peuvent etre les temoins, signaler les familles francaises en grande difficulte, reperer les difficultes et en referer regulierement.
  A ce titre, ils sont invites a participer aux reunions, en principe semestrielles, du Comite de securite, reuni sous l'autorite de l'Ambassadeur de France au Japon et permettant de recevoir toute information utile et faire le bilan du dispositif en place, en vue de son amelioration.

• Relations entre co-responsables d'ilots
  Afin que les relais soient toujours normalement assures et pour faciliter les echanges d'information en cas d'urgence, les ilots se composent en principe, sauf cas de force majeure ou faible nombre de Francais immatricules dans ce secteur, d'un Chef d'ilot et de deux suppleants.
  Il n'y a pas de difference entre la vocation d'un Chef d'ilot ou d'un suppleant, ce dernier ayant plus particulierement a charge d'assister le Cchef d'ilot, coordonnateur en cas d'urgence ou de le remplacer (suppleant 1 puis suppleant 2), en cas d'absence.
  Il est important d'informer ses co-responsables de toute absence prolongee et de son depart definitif.
  En cas d'urgence, les consignes seront toutefois transmises en priorite aux Chefs d'ilots, puis repetees aux suppleants. Il convient dont d'etablir par avance des contacts etroits avec ses co-responsables. En cas d'urgence, ou le facteur temps est essentiel, les co-responsables d'ilots se concertent, dans la mesure du possible, pour se repartir les taches, s'agissant notamment du recensement de la situation de la communaute et de la diffusion des informations qui la concernent. Cette mission est prioritaire.

• Champs de competence
  L'ilot de domiciliation, dont le numero est indique au moment de la designation.

• Missions en temps ordinaire
  Etablir un contact avec les co-responsables de l'ilot.
  Etablir un contact avec les ressortissants de l'ilot, pour se faire connaitre et verifier les donnees a sa disposition.
  Sensibiliser les ressortissants Francais non-inscrits au Consulat aux avantages de l'immatriculation consulaire.

• Missions en situation d'urgence
  Informer l'Ambassade de la situation de la communaute francaise dans son secteur par tous les moyens disponibles, de facon de permettre a la Cellule de crise de Paris de renseigner leur famille. Cette information (nom des personnes contactees ou ayant contacte le(s) responsable(s) d'ilot - situation - nom des personnes ne pouvant etre jointes avec motif si connu) peut etre effectuee en plusieurs temps.
  Retransmettre a la communaute francaise les consignes ou informations qui pourraient etre donnees par l'Ambassade.
  Se tenir informe, si possible, du dispositif d'urgence mis en place par le comite de securite de son quartier et en rendre compte a l'Ambassade.
  Informer, si possible, l'Ambassade sur la situation generale dans son quartier (niveau des degats constates, difficultes rencontrees par la population - coupures de courant, de telephone, manque d'eau, etc.), pour renseigner le Minsitere des Affaires Etrangeres sur l'ampleur du sinistre.
  Preter assistance a nos compatriotes en difficulte en attendant l'arrivee des equipes de secours ou des agents responsables de l'Ambassade et/ou en les orientant vers les centres ad hoc de son quartier. Ces interventions, decidees en concertation avec l'Ambassade repondant a des reflexes de bon sens et de solidarite, peuvent differer selon les cas et les niveaux d'alertes.

• Relations avec l'Ambassade
  Il est imperatif que les services consulaires puissent disposer a tout moment d'une carte a jour de l'ilotage.
  Il convient donc de signaler tout deplacement, absence de longue duree ou un eventuel changement d'adresse, y compris le depart definif de la circonscription.
  Les mouvements sont a signaler au Consul ou au Vice-Consul. Un message peut etre envoye par courrier electronique a urgence-tokyo@diplomatie.gouv.fr
  En cas de projet de depart definitif, il est important d'informer l'Ambassade avec un preavis suffisant pour permettre d'assurer tout remplacement. Les changements d'adresses et departs definitifs sont a signaler egalement a l'agent responsable de l'immatriculation.
  En situation d'urgence, il appartient aux co-responsables d'ilots de signaler aux services consulaires toute difficulte rencontree par la communaute francaise de l'ilot et de prendre, si necessaire, l'initiative de cette information.
  Un exercice de routine - a frequence reguliere - est instaure. Il peut etre effectue a l'occasion de la convocation du Comite de securite mais a tout autre moment egalement, hors horaires de bureau. Il vise a verifier par telephone ou courrier electronique que l'ilot est normalement encadre. Il est vivement encourage de faire part a cette occasion des modifications a apporter sur votre fiche "Chef d'ilot / Suppleants", notamment en ce qui concerne les moyens de communication (numero de telephone professionnel et prive, numero de telephone portable, adresse de courrier electronique)
• Consigne gererale en cas d'urgence
  Pour eviter de surcharger inutilement les reseaux, les messages transmis a l'Ambassade doivent etre clairs et concis:
  - Nombre de personnes contactees (exemple) ... 14 familles ... sur ... 22
  - Vont bien a leur domicile M. Mme Enfants DUPONT, PERNOD, PAILLE ...
  - En difficulte a leur domicile (ou a tel endroit) M. Mme DURAND Francis et deux enfants, pas d'eau potable - JAEN Charles, malade n'ayant plus de medicaments (preciser), CARLIS Marguerite et Irene, issues bloquees.
  - N'ont pu etre contactes: preciser dans la mesure du possible pourquoi: X, message laisse sur repondeur - Y, serait en deplacement aux Philippines selon telle personne ayant repondue - Z, telephone appramment deconnecte.
  - Informations concernant d'autres resortissants etrangers: X, Y, Z, en precisant la nationalite.
• Se presenter aux residents de l'ilot DOC FR DOC JP DOC EN
  L'information suivante en francais, a ete preparee par les co-responsables de l'ilot 622 afin de faciliter votre premier contact ou votre presentation a une famille francaise. Nous avons egalement prevu un document en anglais et japonais dans la perspective d'un conjoint qui ne parlerait pas notre belle langue!
  
• Se presenter aux autorites japonaises ou aux associations de quartier DOC JP DOC EN
  L'information suivante en japonais et en anglais, a ete preparee par les co-responsables de l'ilot 622 afin de faciliter votre premier contact ou votre presentation aux autorites japonaises ou associations de quartier.

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